Advies- en instemmingsrecht, Raad van Commissarissen

1. Heeft de OR instemmingsrecht m.b.t. privacy (black box-voorbeeld)?

De werkgever heeft in alle servicewagens een 'black box' laten inbouwen. Deze computer registreert alles op datum en tijd, stilstand en beweging, het aantal kilometers en snelheid. De ondernemingsraad meldt dat in de overlegvergadering om instemming gevraagd moet worden, de ondernemer vindt van niet. Is hier sprake van instemmingsrecht?

Het aanbrengen van een black box kan door de werkgever uitsluitend bedoeld zijn om relevante gegevens over de servicewagen zelf te verkrijgen. De geregistreerde gegevens zeggen echter gelijktijdig iets over het gebruik door de chauffeur. De voorziening is dus geschikt tot waarneming van gedrag en prestatie van de werknemer. Daarom valt het aanbrengen van deze voorzieningen onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

2. Moet de OR betrokken worden bij aanpassing sanctiebeleid?

Binnen de Nederlandse vestiging van een internationale onderneming komt de directie met een aanvulling op het personeelshandboek, getiteld "sanctiebeleid". De aanvulling is tot stand gekomen zonder de ondernemingsraad daarbij te betrekken. Klopt dat wel?

Sancties -ook wel disciplinaire maatregelen genoemd- kan de werkgever stellen op grond van zijn belang als werkgever bij het naleven van de voorschriften. Sancties moeten echter wel altijd in redelijke verhouding staan tot de ernst van de overtreding. Verder moeten ze een redelijk doel dienen en het opleggen moet via een zorgvuldige procedure gebeuren. De sancties hebben dan ook een waarschuwende functie. Omdat een sanctiebeleidregeling een groep werknemers aangaat, heeft de ondernemingsraad in ieder geval overlegrecht.

Wanneer de sanctiebeleidregeling niet in een CAO is opgenomen kan de ondernemingsraad instemmingsrecht claimen via de ingang van het ontslagbeleid. Dit omdat het ontslag het sluitstuk zal vormen van die maatregelen. Een ander mogelijk aanknopingspunt is personeelsbeoordeling. Vaak wordt dit beperkt tot functionering- en beoordelingsgesprekken, maar hier gaat het eveneens om beoordeling (van gedrag) van de werknemer(s).

3. Heeft de ondernemingsraad invloed op de pensioenregeling?

De ondernemingsraad heeft vooral een belangrijke taak wanneer de pensioenregeling bij een (levens)verzekeringsmaatschappij is ondergebracht. Contractsveranderingen of verandering van verzekeraar vallen onder het instemmingsrecht. Dat geldt dus ook voor een verandering van pensioenopbouw (eindloon of middelloon). Handel daarin zorgvuldig en vraag om instemmingsrecht over het pensioenreglement en opdrachtbrief of financieringsovereenkomst tussen ondernemer en verzekeraar.

4. Verandert de medezeggenschapsstructuur na een fusie?

Wanneer het werknemersaantal verdubbelt door de overname moet de ondernemingsraad dan worden uitgebreid? Zo ja, moet er dan een verkiezing komen voor de gehele OR of alleen voor 2 zetels? De huidige zittingsperiode loopt namelijk nog een paar jaar.

Wees bij een fusie alert op de medezeggenschapsstructuur na een fusie en maak daarover schriftelijke afspraken, waarbij ook de ondernemingsraad een rol speelt in de besluitvorming. In zijn advies over de fusie of overname kan een ondernemingsraad daarover aanbevelingen opnemen. Of beter nog: afspraken maken met de andere ondernemingsraad en de nieuwe bestuurder. Dan is vooraf duidelijk wat er na de fusiedatum gaat gebeuren.

Zo kan worden besloten dat de ondernemingsraden van de 'oude' bedrijven blijven voortbestaan gedurende een overgangsperiode of dat er meteen na de samenvoeging verkiezingen moeten komen voor een nieuwe ondernemingsraad. Of dat wordt gezocht naar een nieuwe structuur waarin ook vestigingen een plaats blijven houden in de structuur. Dat kan bijvoorbeeld door het oprichten van onderdeelcommissies met OR-bevoegdheden. Mogelijk wordt een andere speciale constructie gevonden die recht doet aan het eigen karakter van de organisaties.

5. Artikelen verkopen: wat is het adviesrecht van de ondernemingsraad?

Onze organisatie verkoopt een aantal artikelen. De directie is van plan het assortiment ten behoeve van een betere inkoopstrategie fors in te krimpen. Wat is de rol van de ondernemingsraad?

Er zijn meerdere kanten aan deze zaak. Voordat een bestuurder tot een dergelijke ingreep komt, zal hij ongetwijfeld advies vragen aan de afdeling Inkoop. Zij kunnen deskundig aangeven naar welke artikelen de meeste vraag is, of welke modellen volstrekt niet lopen. Daar zal een selectiecriterium zijn: wil je jezelf afhankelijk maken van één leverancier, welke extra inkoopkortingen kun je verkrijgen bij een grotere afname, enzovoort. De ondernemingsraad zou de bestuurder naar die afweging kunnen vragen en stilstaan bij de wijze waarop de besluitvorming heeft plaatsgevonden. Een ander aspect is of de beperking van het assortiment personele gevolgen heeft bij bijvoorbeeld inkoop en het magazijn. Als daarover helderheid is, kan vastgesteld worden of er al dan niet een adviesaanvraag zou moeten komen.

6. Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij een invoeringsbesluit?

De organisatie wil verschillende functies opnieuw inschalen. De ondernemingsraad stelt als randvoorwaarde dat dit alleen geldt voor nieuwe medewerkers in die functies en niet voor zittend personeel. De directie vindt dat die randvoorwaarde hoort bij het besluit tot invoering van de nieuwe functies en niet bij de vaststelling van de inhoud van die functies. De ondernemingsraad vindt juist dat het besluit tot invoering nieuwe inschaling onderdeel is van het instemmingsrecht van de OR. De directie beweert echter dat dit niet expliciet in de WOR (Wet Ondernemingsraden) genoemd wordt. Hij meent dat advies over een uitvoeringsbesluit alleen bij het adviesrecht hoort. Wat zijn argumenten dat een invoeringsbesluit wel onder het instemmingrecht valt?

Bij het adviesrecht kan het inderdaad voorkomen dat er een verschil is tussen principebesluiten en een uitwerkingsbesluit, bijvoorbeeld in een ingewikkeld reorganisatietraject. Bij het instemmingsrecht gaat het erom dat instemming van de ondernemingsraad wordt gevraagd over een concrete regeling. Bijvoorbeeld over zowel het voornemen, de beweegredenen daartoe, de personele gevolgen en de uiteindelijke regeling zelf (hoe het onderwerp reglementair of in een regeling wordt uitgewerkt) en een communicatieparagraaf. De medewerkers moeten immers van de nieuwe regeling en de gevolgen op de hoogte worden gebracht. Met andere woorden: het instemmingsrecht geldt ook voor de door de ondernemingsraad gestelde randvoorwaarde. Over de reikwijdte van de gevolgen van het directiebesluit bestaat verschil van inzicht. Het advies aan de ondernemingsraad is om bij blijvend verschil van inzicht de zaak voor te leggen aan de bedrijfscommissie voor bemiddeling en advies.

7. Mag het verzuim van ziekenbezoek aan de Arbo-arts gesanctioneerd worden?

Gedurende het jaar verschijnen meerdere zieke werknemers niet op een afspraak met de Arboarts. De directie wil de kosten van die spreekuren verhalen op de werknemers. Hij vraagt de ondernemingsraad daarmee in te stemmen. Moet de ondernemingsraad daarmee akkoord gaan?

Bij de meeste ondernemingen zijn controlevoorschriften bij ziekte vastgelegd in een ziekteverzuimprotocol. Die voorschriften moeten redelijk zijn en vooraf schriftelijk zijn gegeven. De arbo-arts bezoeken is zo'n voorschrift. De werkgever heeft de mogelijkheid om de werknemer schriftelijk mee te delen dat zijn loon voor de verzuimde tijd wordt opgeschort of ingehouden als regels niet worden nagekomen. Tijdens een opschorting (van enkele dagen) kan de werknemer alsnog een geldige reden aanvoeren. Blijft die reden uit, dan geeft de WOR (Wet Ondernemingsraden) de werkgever het recht het loon in te houden. Wanneer de ondernemingsraad het eens is met het instellen van sancties op dit gedrag van werknemers, dan is het advies om die reden te kiezen voor de route van mogelijke inhouding van loon in plaats van het verhalen van de kosten van een arbospreekuur. Binnen de overheidssector wordt in verschillende arbeidsvoorwaardenregelingen expliciet dezelfde lijn gevolgd.

Dat de werkgever overigens de ondernemingsraad om instemming vraagt is correct. Het invoeren van dergelijke sancties is te zien als wijziging van een regeling op het gebied van ziekteverzuim. Daarvoor geldt het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (art. 27 WOR).

Of een ondernemingsraad akkoord gaat met het opnemen van dergelijke sancties in het ziekteverzuimprotocol hangt van meer zaken af, zoals de kwaliteit van de arbodienstverlening en kwaliteit van het (preventieve) arbobeleid en reïntegratie-inspanningen.

De ruimte voor de ondernemingsraad zit er in om wel of niet voor een oplopende sanctie te kiezen en in elk geval jaarlijks (of halfjaarlijks) de vinger aan de pols te houden via informatie over de toepassing van de sanctieregeling en het ziekteverzuimbeleid. Een andere optie is om nu vrij streng in te grijpen (na toch tenminste één waarschuwing) en toestemming te geven voor een half jaar of een jaar en dan een evaluatie te houden, waarbij voor verlenging opnieuw toestemming van de ondernemingsraad nodig is.

8. Wat is de adviestermijn van de ondernemingsraad als de onderneming niet langer binnen het concern past?

De onderneming maakt deel uit van een internationaal concern, met een hoofdzetel in Groot-Brittannië. Na herbezinning op kerntaken blijkt dat de onderneming niet langer binnen het concern past. Dit geldt voor productielocaties in meerdere landen. Er start een zoektocht. Er zijn meerdere potentiële gegadigden. De Nederlandse ondernemingsraad wordt daar beperkt bij betrokken. Dan komt het sein: de aandelenoverdracht gaat plaatsvinden aan een ander concern in het land van de moeder in een deal waarbij meerdere landen zijn betrokken. Van de ondernemingsraad wordt binnen 24 uur een akkoord verwacht. Wat is wijsheid?

De WOR (Wet Ondernemingraden) geldt ook voor Nederlandse ondernemingen met een buitenlandse moeder. Het eisen van een antwoord binnen 24 uur is niet op zijn plaats. Er dient duidelijkheid te zijn over de plannen van de koper. Dat geldt ook voor informatie over het algemene sociale klimaat, behoud van werkgelegenheid en reorganisaties binnen een nieuw concern. In de praktijk blijkt dat de koper vrijwel altijd bereid is de gevraagde informatie te verstrekken ook als de eigen bestuurders en concernleiding daar als regel bezwaar tegen hebben.

9. Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht m.b.t. fysieke conditie?

Een optimale conditie is voor sommige beroepen - zoals bij de brandweer - van levensbelang. Een werkgever wil voor groepen brandweerlieden de sportieve gesteldheid gaan registreren. Hij wil beginnen met een nulmeting via het afnemen van verschillende individuele testen. Dit geeft een basis om gericht per persoon het niveau te gaan verhogen via opleiding en oefeningen. Is dit een instemmingsplichtig besluit?

Op het verwerken van en omgaan met persoonsgegevens is de wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en het bijbehorend vrijstellingsbesluit van toepassing. Uitgangspunten zijn: betrokkene geeft voor de verwerking ondubbelzinnig toestemming, gegevens zijn relevant voor de vooraf gestelde doelen en gegevens over iemands gezondheid mogen als regel niet worden opgenomen. Wel mogen in een personeelsadministratie gegevens staan over de bedrijfsmedische zorg voor personeelsleden of gegevens over arbeidsomstandigheden. Hieronder zouden ook gegevens over conditie of sportprestaties kunnen vallen.

Daarnaast geldt echter dat de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft over regelingen rond registratie van persoonsgegevens. Wanneer voorheen geen gegevens over de conditie van de medewerkers zijn geregistreerd of verwerkt dan geldt inderdaad het instemmingsrecht.

10. Hoe brengen we klachten over het functioneren van een collega onder de aandacht bij de bestuurder?

De ondernemingsraad heeft een probleem met een chef. Deze klacht gaat over het functioneren van een chef naar medewerkers toe, bijvoorbeeld in taalgebruik en neerbuigende behandeling. Wij hebben dit met de bestuurder besproken. Hij vraagt een schriftelijke reactie. Hoe pakken wij dit aan?

Het onder de aandacht brengen van klachten over functioneren van personen ligt altijd gevoelig. In feite is de ondernemingsraad niet bedoeld als klachtenkanaal. Als regel is het de medewerker zelf die deze klacht voorlegt aan de leidinggevende zelf, een (op voorstel van de ondernemingsraad aangewezen) aangewezen vertrouwenspersoon of een klachtencommissie. In een bijzondere situatie kan de ondernemingsraad de klacht overnemen en via het overleg aan de bestuurder voorleggen. Bijvoorbeeld als na herhaalde klachtmelding er geen actie met resultaat is ondernomen. Op schrift kan de OR aangeven wat de aard van de klachten is en een mogelijke oplossingsrichtingen aangeven. De identiteit van de klager(s) moet bij de ondernemingsraad veilig zijn. Het verstrekken van hun namen moet om die reden achterwege worden gelaten. Voldoende is dat de OR (als personeelsvertegenwoordiger) een ongewenste situatie onder de aandacht brengt.

11. Moet een verandering van werktijden aan de ondernemingsraad worden voorgelegd?

Steeds vaker dringen werkgevers aan op verandering - en meestal verruiming - van de werktijden. Heeft de ondernemingsraad daarbij een rol? Als voorbeeld: een verpleeghuis waar -na een jaar op proef - nachtportiers zijn aangesteld. Zij zijn in de nacht 8 uur aanwezig, zonder pauze. Nu wil de directie het rooster aanpassen naar 7 1/2 uur werken en een 1/2 uur pauze met bereikbaarheid. Het half uur wordt ook als bereikbaarheidsdienst uitbetaald. Ook nachtverpleegkundigen krijgen zo uitbetaald. Moet deze verandering ter instemming aan de ondernemingsraad worden voorgelegd?

Bij het instemmingsrecht gaat het om wijziging, vaststelling of intrekking van een regeling. Die regeling moet zijn genoemd in art. 27 lid 1 WOR (Wet Ondernemingsraden). Het instemmingsrecht is echter niet van toepassing als de CAO de werk- en pauzetijden letterlijk zou aangeven. Dit gebeurt echter zelden; meestal heeft een werkgever keuzevrijheid.

De keuzevrijheid geldt hier ook. De regeling heeft betrekking op een (functie)groep -portiers- en geldt dus ongeacht de persoon. De regeling is verder structureel. Deze zaken bij elkaar maken dat het instemmingsrecht van toepassing is als het gaat om het vaststellen van de werktijden. Dat geeft de ondernemingsraad een belangrijk handvat, juist nu er zoveel te doen is over nieuwe regels bij aanwezigheidsdiensten en met een nieuwe arbeidstijdenwet op komst.

12. Hoe beïnvloedt de veiligheidsregio als nieuwe werkgever onze medezeggenschap?

Ons gemeentelijk brandweerkorps gaat binnenkort over naar een nieuwe werkgever, de veiligheidsregio. Daarin werken politie, brandweer en ambulancediensten samen. Wat zijn de gevolgen voor onze ondernemingsraad, blijft die bestaan?

Bij de vorming van regionale samenwerkingsverbanden tussen gemeenten wordt in de aanloop naar de overdracht van personeel en taken door de deelnemende ondernemingsraden vaak een platform opgericht. Dit wordt een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) genoemd. De bevoegdheden kunnen verschillen van alleen informatie-uitwisseling tot overdracht van OR-rechten op grond van mandaat. De opdracht en werkwijze van de BOR wordt neergelegd in een convenant. De veiligheidsregio is een nieuwe onderneming. De kans is groot dat personeel niet tegelijkertijd, maar in fasen instroomt. Daarna is eigenlijk pas het oprichten van een nieuwe ondernemingsraad aan de orde. Tot die tijd blijft de BOR als overkoepelend overlegplatform met bevoegdheden gebaseerd op mandaat bestaan en tot die tijd blijven dus ook de afzonderlijke brandweer ondernemingsraden bestaan. Dit valt onder meer af te leiden uit het vonnis van de kantonrechter Rotterdam van 13 november 2006 in de zaak gemeentelijke brandweer Rotterdam. Dit kan anders zijn als de "oude"ondernemingsraden niet meer functioneren of er sprake is van feitelijke integratie van het overgekomen personeel in de nieuwe organisatie.

13. Wat is de rol van de ondernemingsraad in een fusietraject?

Onze Raad van Toezicht heeft een intentieverklaring tot fusie ondertekend. Er is nu een onderzoek gaande naar verdere consequenties van de fusie en eventuele belemmeringen. De ondernemingsraad is deze stand van zaken meegedeeld. Wat is de rol van de ondernemingsraad in een fusietraject?

Fusie is een strategische beslissing. De fusiepartners verwachten samen sterker te staan. Daarom wordt als regel voorafgaand aan een intentieverklaring tot fusie een onderzoek ingesteld naar mogelijke partners en hun voor- en nadelen. Om optimale invloed te kunnen hebben en mee te denken dient de ondernemingsraad bij dit proces te zijn betrokken. Een bestuurder die zo met de OR omgaat erkent de OR als een serieuze gesprekspartner.

Wordt de ondernemingsraad pas later in het proces betrokken, dan kan er eigenlijk al niet meer worden gesproken van wezenlijke invloed op de besluitvorming. De belangrijkste keuze, namelijk "wie wordt de fusiepartner?", is dan al gemaakt. De vraag naar nut en noodzaak van de fusie doet eigenlijk niet meer ter zake. Dat hoort niet zo te zijn. Over de intentieverklaring komt de ondernemingsraad daarom adviesrecht toe. Daarbij kunnen ook de afspraken worden gemaakt over de verdere betrokkenheid van de ondernemingsraad bij de fusie.